Kostenfalle WAWI

Die Verträge sind unterzeichnet und das Programm bestellt. Schnell stellt sich heraus, die Lösung knackt und knarzt an allen Ecken und die eigenen Anforderungen können nur über Umwege und Tricks realisiert werden. Spätestens bei der Anbindung an Händlerkollegen oder Lieferanten zerbricht dann der Traum von der professionellen Warenwirtschaft…

Diese oder ähnliche Erfahrungen werden einige unserer Leser schon gemacht haben. Der Markt ist voll von Warenwirtschaftslösungen und die Wegweiser im Dschungel der Angebote möchten sich auch nicht wirklich positionieren, daher einige Anregungen um das Schiff in den sicheren Hafen zu bringen.

Was benötigen wir überhaupt?

Vom Freiberufler bis zum Handelsunternehmen, es stehen unterschiedliche Bedürfnislagen im Raum. Während für den Freiberufler eine einfache Rechnungsverwaltung ausreichen kann, wird für den Online-Händler unter Umständen das große Paket notwendig.

Folgende essentielle Fragen sollten Sie sich vorab stellen:

  • Benötige ich mehrere Arbeitsplätze?
  • Muss die gesamte betriebswirtschaftliche Kette abgebildet werden?
  • Benötige ich unter Umständen spezielle Anpassungen?
  • Lassen sich benötigte Features unter Umständen selbst anlegen?
  • Benötige ich vorkonfigurierte Schnittstellen zu anderen Systemen?
  • Wird für den Betrieb und die Pflege zusätzliches Personal benötigt?
  • Gibt es einen unkomplizierten Anschluss an die gängigen Shopsysteme?
  • Mit welchen Integrations- und Einarbeitungszeiten ist zu rechnen?
  • Ist die Software selbsterklärend oder müssen Schulungszeiten je Mitarbeiter kalkuliert werden?
  • Können vorhandene Daten komplett importiert werden?
  • Bestehen Schnittstellen zu Datev oder gleichwertigen Systemen?
  • Bestehen Schnittstellen zu DMS-Systemen für eine beleglose Datenverarbeitung?
  • Bildet die Software unser Business (Fashion, Werkzeuge, Dienstleitungen, etc.) ab?
  • Bildet die Software unsere Lagerverhältnisse ab?
  • Wie sieht es mit internationalen Beziehungen aus? Umrechnungen, Mehrsprachigkeit, Kauf von Devisen, …
  • Können erweiterte Analysen eingestellt werden?
  • Welcher Aufwand ist zu kalkulieren, um das System an die eigenen Verhältnisse (Druckvorlagen, Abläufe, Mailversand, …) anzupassen?
  • Welches Budget steht mir realistischerweise zur Verfügung und kann ich Teilbereiche auch mit vorhandenem Personal oder in Eigeninitiative abdecken.

Kann die Software auch mitwachsen?

Mit Sicherheit möchten Sie nicht den Status Quo erhalten, sondern Ihr Business ausweiten und aufbauen. Eine Warenwirtschaftslösung die mitwachsen und auch höhere Umschlagszahlen virtuous verwalten kann, erspart ihnen unter Umständen einen teuren Wechsel, da die Festlegung auf ein System ist i.d.R. auf Jahre ausgelegt ist. Viele kleine Systeme sind nicht auf die notwendigen betriebswirtschaftlichen Anforderungen ausgelegt oder haben mangels Überblick einfach noch Schwächen in einigen Bereichen. Fehlerhaft geschriebene Datenbestände lassen sich später nicht bzw. nur aufwändig qualifizieren, von daher sollte auf ein erprobtes oder offenes System gesetzt werden. Mehr ist besser, aber auch ein kostenloses Warenwirtschaftssystem kann bei entsprechenden Voraussetzungen eine gute Alternative sein.

Wie vorgehen?

Empfehlenswert ist ein Aufstellung der benötigten Funktionen und eine Erfassung des Status Quo. Dazu sollten alle Abteilungen an einen Tisch um Anforderungen und aktuelle Probleme entsprechend zu sammeln. Da viele Fragen und Anforderungen im Vorfeld noch nicht bekannt sind, empfiehlt es sich, auch externe Berater ins Boot zu ziehen. Mit einer Aufstellung der essentiellen Anforderungen können Anbieter Ihre Software – unter Berücksichtigung Ihrer Anforderungen – vor Ort präsentieren. Vergessen Sie nicht Ihre eigene Manpower realistisch einzuschätzen; es macht einen Unterschied ob Sie sich eine IT-Abteilung leisten können oder komplett auf Ihren Anbieter angewiesen sind.

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