Elektronischer Rechnungsversand, das sollten Sie wissen

In kaum einer Frage sind die Aussagen unterschiedlicher als beim elektronischen Rechnungsversand bzw. -empfang. Während man als Privatkunde kaum etwas falsch machen kann, sind für Firmen Vorgaben seitens des Gesetzgebers einzuhalten. Wir haben die wesentlichen Eckpfeiler für Sie zusammengestellt.

Ich empfange als Firma elektronische Rechnungen:

  1. Elektronische Rechnungen müssen digital gespeichert werden und können nicht durch einen Ausdruck auf Papier ersetzt werden. Die Finanzbehörde kann allerdings zusätzlich einen Ausdruck verlangen.
  2. Sie müssen keine speziellen Speichergeräte kaufen, diesbezüglich gibt es seitens des Gesetzgebers keinerlei Auflagen. Sicherstellen müssen Sie jedoch, dass diese Dokumente auch nach der Frist von 6 oder 10 Jahren noch abrufbar und ohne besondere Gerätschaften lesbar sind.
  3. Rechnungen und andere Dokumente müssen nicht digital signiert sein.
  4. Sie müssen direkt oder indirekt Ihre Einwilligung zu elektronischen Rechnungen erteilt haben.

Ich sende elektronische Rechnungen oder andere Geschäftsbriefe:

  1. Elektronische versandte Rechnungen müssen digital gespeichert werden, die Finanzbehörde kann zusätzlich einen Ausdruck verlangen.
  2. Auch Geschäftsbriefe müssen, entsprechend der Vorgaben, digital aufbewahrt werden.
  3. Aufzeichnungen die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, sind ebenso aufzubewahren.

Ich digitalisiere Eingangsrechnungen

  1. Lt. BMF-Schreiben dürfen nach dem Einscannen die Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.
  2. Weitere Vorgänge finden nur mit dem elektronischen Dokument statt, das Original wird dem weiteren Bearbeitungsprozess entzogen.
  3. Das elektronischen Dokument muss unveränderlich sein.
  4. Das Verfahren muss dokumentiert werden.

Und einige Hinweise:

  1. Es gibt keine seitens der AO zertifizierten Systeme. Revisionssicherheit wird in erster Linie durch eine Verfahrensdokumentation sichergestellt.
  2. Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
  3. Die Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Ansonsten gelten selbstverständlich auch für den elektronischen Rechnungsversand die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sowie zum Datenzugriff.

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